ビジネス英語

【英語でメール】 宛名の書き方(例文付き!会社名、部署、役職、性別不明などのケースにも対応)

海外の取引先へ英語でメールをするとき、メールの内容は決まっているのに、宛名でとまどってしまうケースはありませんか?

日本語のメールでも「宛名」には気をつかいますが、英文メールでも同じくらい気をつかってしまいます。

皆さんは、このような疑問をもつことがありませんか?

日本では「会社名・肩書き・名前」の順に書くけど、英語のメールでは順番はちがうの?
名刺の通りに長い肩書きをつらつら書くの?
そもそも、初めて連絡する人への宛名の書き方は?
相手の性別が不明だ!
インターネットからの問合せフォームはどのように書きだすべき?

さらっと書いて、スムーズに本題に進んでもらうための「英文ビジネスメールの書き出し・宛名編」について紹介します。参考になれば嬉しいです。


英語でメール 相手の会社名、部署名、担当者名が分かるとき

ビジネス上の紹介や展示会などで名刺交換した方に、初めてメールを送る場合は、会社名肩書なども含めて宛名を書くことをお薦めします。

順番は、名前⇒部署名(肩書き)⇒会社名 となります。

Dear Mr. Alexandro Kratzer,
Sales Manager at ABC Corporation

Dear. Maria Lee, 
Marketing Department, XYZ Inc.

英語でメール 部署名だけ分かるとき

日本語でいう「ご担当者様」という便利な言い方は、英語にもあります。

Dear Sir or Madam

To whom this may concern”   ※this は it でもOK

英語でメール 相手の部署も名前も分からない場合

ウェブ上からの問合せなど、相手の部署や名前が分からない場合、先に紹介した “To Whom this may concern” を使うと便利です。

また、海外からの問い合わせメールには、宛名に “Hi” や “Hello” が多様されているケースがありますので、こういった表現も使えるということでしょう。

英語でメール 相手の性別が分からないとき

この場合、上記で説明した “Hi” や “Hello” を使用することもできます。何度かメールでやり取りするうちに、相手の署名入りのメールが届いたり、何かの拍子で性別の判断ができることを期待しましょう。

英語でメール 既に面識のある方にメールを送るとき

Dear Mr. Mario Puzo,(フルネーム)
Dear Mario,(下の名前だけ)
Hi Mario,(下の名前だけ)

というように、メール交換の頻度が増えるにつれ、また、あなたと相手方との信頼関係が進むにつれ、カジュアルな表現になっていきます。

また、相手があなたを呼ぶとき「~さん付け」を好む場合は、Uehara-san, Koji-san と “-san” をつけられることも多いです。日本の「さん付け」は海外でも浸透していますね。