年末年始やお盆休みなどの長期休暇前はもちろん、3連休前であっても、メールを自動返信に設定しておくことは大切ですね。
海外との取引がある方は、日本独特の休暇であることや次の出勤日がいつなのかを、明確に伝える必要があります。
この記事では、英語の自動返信について紹介します。コピペで使用できる例文も参照にしてください。
英語メールの自動返信 | 年末年始の休暇
Photo by David Edelstein on UnsplashTitle: Out of Office (from Dec.29 thru Jan.3)
Dear Sir or Madam,
Thank you for your email.
I am out of office from 29.12.2021 until 03.01.2022 due to New Year Holidays. We resume our operation from January 4th, 2022.
Your email will not be forwarded automatically. I will reply to you upon my return.
Best regards,
(Your name)
（日本語訳）
件名：不在のお知らせ（21年12月29日～22年1月3日）
各位
（このメールは自動返信によって送信されています…下記「参考」欄）
ご連絡ありがとうございます。
2021年12月29日〜2022年1月3日まで、年末年始の休暇をいただきます。
新年は1月4日から業務を開始いたします。
尚、頂戴したメールは転送されません。私が戻り次第、速やかに対応させて頂きます。
何卒よろしくお願いします。
（署名）
日本語メールでは文頭に「このメールは自動返信によって送信されています」と書くことが多いですが、英語メールではあまり見かけません。
これは、文面や件名に “Auto Reply” 等と文言がつくことが多いため、受信者には自動返信である旨が知らされているためだと思われます。
英語メールの自動返信 | 記入すべき項目
日本語の自動返信メール同様に、英語のメールでも下記項目は書き添える必要があります。
- 不在の期間
- 不在の理由
- 再出勤の日にち
- メールは転送されるのか、転送されないのか？
- 不在時の代わりの担当者と連絡先
冒頭の例文では、上記項目を太文字で記しています。（５）の書き方は下記にて例文を示します。
不在時のメール転送先
For urgent inquires, please contact to Mr. Abe (abe@mailaddress.com)
Your email will not be forwarded automatically.
（日本語訳）
お急ぎのご用件がございましたら、弊社の阿部（abe@mailaddress.com）まで、ご連絡くださいますようお願い申し上げます。尚、頂戴したメールは転送されません。
不在時のメール転送先（部署ごと）
また、案件毎に代わりの担当者が違う場合は、下記のように書き添えるといいでしょう。
For urgent inquires, please contact to Mr. Abe (abe@mailaddress.com) for sales issues and Ms. Sato (sato@mailaddress.com) for marketing issues.
（日本語訳）
お急ぎのご用件の場合の連絡先は下記の通りです。
営業に関するご用件は阿部宛てに（abe@mailaddress.com）、マーケティングに関するご用件は佐藤宛てに（sato@mailaddress.com) 、ご連絡くださいますようお願い申し上げます。
英語メールの自動返信 | 夏期休暇・お盆休み
Photo by Simon Berger on UnsplashTitle: Out of Office (from Aug. 13 thru 16)
Dear Sir or Madam,
Thank you for your email.
I am out of office from 13.08. until 16.08. due to Summer Holidays (aka. Obon Holidays). We resume our operation from August 17th.
Your email will not be forwarded automatically. I will reply to you upon my return.
Best regards,
(Your name)
（日本語訳）
件名：不在のお知らせ（8月13日～8月16日）
各位
ご連絡ありがとうございます。
8月13日〜8月16日まで、夏期休暇をいただきます。
8月17日より通常業務を再開いたします。
尚、頂戴したメールは転送されません。私が戻り次第、速やかに対応させて頂きます。
何卒よろしくお願いします。
（署名）
