ビジネス英語

【英文メール】 件名の書き方

海外の取引先へメールを送るには、高いレベルの英語を知っておかなければならないのでしょうか?

答えはNOです。

中学レベルの英語でもコミュニケーションすることは
十分に可能です。

私も20年以上海外事業に携わってきましたが、
大した単語や表現を使うことなく、やり取りをしています。
むしろ簡易な表現を選んでメールしています。

ほんの一部ですがご紹介しますね。

英語ビジネスメール <件名の書き方>

「件名」はそのメールの名刺ともいうべき重要な役割をもっています。
これは英語でなくても日本語の場合でも同じですよね。
件名の書き方ひとつで、メール全体の意図を表現することができるからです。

英語ビジネスメール 件名の一例

件名には何に関する質問かを「簡潔に」書くことが大切です。
そうすると、相手が一目でメールの中身を理解することができます。
内容をすぐに理解頂くことで、相手がすぐに開封してくれる(対応してくれる)可能性が高くなるでしょう。

アポや御礼などのメール連絡の場合

面談のアポイントのお願いや御礼など、
業務を通して必要な連絡事項の場合、
その「テーマ」を簡潔に書きましょう。

Appointment Request(アポイントののお願い)
Confirmation of Appointment(アポの確認)
Rescheduling of Appointment(アポのリスケのお願い)

Our Itinerary(我々の旅程表について)
Your Itinerary(あなたの旅程表について)
Cancel of Meeting Dated April 25
(4/25の会議キャンセルについて)
Proofreading of Contract(契約書の校正について)

御礼メールでは「ありがとう」の気持ちを伝えようとして、 “Thank you” を入れがちですが、これはNGです。
スパムメールと勘違いされて読み飛ばされたり、
迷惑フォルダに自動的に振り分けられることがあります。
御礼を意味する “Appreciation” を使うことでそのリスクを避けることができます。

Appreciation: Your Visit to us in Japan(来社の御礼)
Appreciation: Your Visit to Exhibition(展示会来場の御礼)
Appreciation: Your Help at Conference
(カンファレンス(会議)への協力の御礼)

問い合わせメールの場合

質問、問合せという意味の “inquiry” を使うと便利です。
Inquiryの後に、問合せ内容の「テーマ」を簡潔に書きましょう。
英語メール初心者のみならず、ベテランさんでも使っている方法です。

Inquiry: Catalogue Needed(カタログください)
Inquiry: Delivery Date (納期について)
Inquiry: Price Recondieration(再見積のお願い)
Inquiry: Technical Problems(技術的相談)
Inquiry: PO-58232(注文書PO58232について)
※PO = Purchase Order(注文書)

緊急メールの件名の書き方

急ぎの用件であれば、日本語であろうと英語であろうとすぐに回答を得る必要があります。
そういうときは、[Urgent!](緊急!)や [Reply Needed!](要回答!)などをつけると効果的です。

ただし、余程の急ぎでない限り使うことをお薦めしません。
なぜなら、海外とのやり取りでは日本の業務スピードをあらかじめ期待しないことが、友好的で持続可能な関係をもつ「秘訣」だからです(著者の持論・笑)

[Urgent!] Replacement Unit Needed!(代品を至急出荷してください!)
[Urgent!] Conference Registration Overdue(学会への参加登録期限が過ぎています!)
[Reply Needed!] Your Flight Schedule Tomorrow!(明日のフライト情報ください!)
[Reply Needed!] Price for Lot Orders(ロット購入時の価格ください!)

英語ビジネスメール<件名で注意すること>

あいさつ表現や曖昧な表現は避けましょう。

”Hello” や “Hi” とか “Thank You” “How are you?”などはスパムメールと勘違いされやすく、開封されない可能性が高いです。メーラーによっては迷惑メールフォルダに振り分けられてしまいます。

英語メールでは、件名をうまく使う

どうでしたか?とくに難しい単語はありませんよね?

英語ビジネスメールの意思疎通は「件名」で決まるといっても過言ではありません。

単語力や文章力より「簡単に表現できる力!」が求められます。

英語ビジネス初心者でも問題ありません!

その後の本文でのコミュニケーションがスムーズになるよう、メール件名をうまく利用してくださいね。