ビジネス英語

英語で電話【定番フレーズ】

海外とのビジネス上のやり取りは、メールでほとんど済ませることが可能となっています。

ただし、急ぎの案件やメールでの催促では十分ではない時など、電話連絡をしなければならないシチュエーションもあります。

英語で話すだけでもハードル高いのに、相手の表情や身振りが確認できない電話での会話は不安が大きいですが、しっかりと事前準備をして挑みましょう!

自分の名前を伝える

Hello, this is Hideki Suzuki from ABC corporation. I’m calling from Japan.
(こんにちは。ABC社の鈴木秀喜と申します。日本から電話しています)

電話用語では「私は」は “this is —” となりますが、
“my name is —” “I’m —” でも通じるのでOKです。

私はいつも “I’m calling from Japan” と付け加えます。
相手側に「英語ネイティブじゃないのよ。お手柔らかにね」
という想い(願い?)を暗に伝えるためです。

効果のほどは定かではありませんが、まぁ同情的な取次ぎをしてもらっているかなーと感じています。

担当者に取り次いでもらう

May I talk to Mr. Michael Moore?
(マイケル・ムーアさんをお願いできますか?)

Is Mr. Felix Lopez there, please?
(フェリックス・ロペスさんはいらっしゃいますか?)

私はフルネームで伝えるようにしています。
ファーストネームやラストネームだけでは同じ名前の方が複数いらっしゃることが多いためです。

2番目の例は「—さんいますか?」と「—さんをお願いします」をくっつけた聞き方になっています。最後に “please” をつけるのは文法上合っていないかもしれませんが、丁寧さを伝えるためにつけています。

担当者の名前が分からない時は?

この場合、とにかく「部署名」だけはしっかりと伝えます。
あとは「つないで欲しい」とか「誰か担当者を紹介して」と付け加えるといいでしょう。

Could you transfer me to the technical support?
(この電話を技術サポート部につないでいただけますか?)

Could you put me through to the sales department?
(営業部へ回してもらえますか?)

I’d like to talk to someone in charge of accounting.
(経理部の担当者と話したいのですが)

Is there anybody who knows about the shipping?
(出荷状況について、どなたかお分かりの方はいらっしゃいますか?)

電話の目的を伝える

日本国内のビジネスと同じように、まずメールを送ってから電話で確認するという作業を行うことで、確実に相手にその用件の内容を伝えることができます。

電話の冒頭に
「いつ送ったメールのことか」
「何について書いたメールについてなのか」を明確に伝えましょう!

そうすることで、よりスムーズな会話となることでしょう。

I sent you an email yesterday. It was about —–. Did you read it yet?
(—– に関して、昨日メールをお送りしたのですが、ご覧になって頂けましたか?)

I’m calling you to discuss about —–
(—– について話したくて電話しました)

I’m calling you to discuss in detail about the issue that I sent you an email this morning, your time.
(そちらの時間で今朝、私が送信したメール内容についてお話ししたくて電話しました)

I’m calling to ask you about —
(—について伺いたくお電話いたしました)

I’m calling to ask you about the cost estimation that we received last week.
(先週頂戴した見積りについて伺いたく電話しました)

担当者が不在のとき

せっかく勇気を出して電話したけど、相手が不在または離席の場合もありますよね。

What time do you expect she’ll または he’ll be back?
(いつごろお戻りでしょうか?)

Could you tell her または him that I called?
(私から電話があった旨をお伝え頂けますか?)

I’ll try again then, thank you!
(では、またかけ直します。ありがとうございました)

Could you ask her または him to call me back?
(折り返し電話を頂くよう伝えてもらえますか?)

Can I leave a message?
(伝言をお願いできますか?)

Could you ask her または him to call back to my cellphone?
(私の携帯電話に折り返してもらうよう伝えて頂けますか?)

電話のあとに達成感を味わえるか、
悲壮感が漂うのかー
それは、電話前の準備にかかっています。
何度も練習してみましょうね!

そんなあなたにどんなシチュエーションにも通じる “5P” という有名なフレーズを送ります。

“Proper Planning Prevents Poor Performance.”