ビジネス英語

【英語でメール】 サンプル発注

仕入れ先企業のHPやカタログから興味のある商品が見つかったら、まずはサンプルを取り寄せてみましょう。

サンプル要求のメール

Title: Sample Order for No. 5451234 and 5451260
Dear Mr. Faisal,

Thank you very much for sending us your catalog. We have received it last Friday.

After we internally went through your catalog, we have a few items that we are interested.
We’d like to ask you for sending some samples for our reference?

It would be great if you could send us the following products with respective quantities;
– 3 pieces of product no. 5451234
– 5 pieces of product no. 5451260

Also please inform us below;
– Delivery time
– Payment method

Looking forward to hearing from you soon.

Best regards,
Hideki Suzuki
ABC International, Japan

件名:サンプル発注について(商品番号5451234、5451260)
ファイサル様

カタログの送付をありがとうございました。先週金曜日に受領いたしました。
社内にて回覧し、いくつか興味のある商品がありました。

実際に商品を見て参考にしたいため、下記の通り、各数量分のサンプルを発注させて頂きたく存じます。
– 商品番号 5451234 3個
– 商品番号 5451260 5個

つきましては、下記についてお知らせ頂けますでしょうか。
– サンプル品の価格
– 納期
– 支払方法

何卒よろしくお願いします。

ABCインターナショナル・ジャパン
鈴木秀喜
(以下、署名)

サンプル要求に対する返信メールがきた!

Title: Re: Sample Order for No. 5451234 and 5451260
Dear Mr. Suzuki-san,

It’s great to know you liked our products.
We can arrange the provision of samples as requested.
– 3 pieces of product no. 5451234
– 5 pieces of product no. 5451260

Attached please refer the quotation of sample products. If it’s acceptable for you, please reply me so.
I will then arrange the shipment. We will ship them by DHL.
Payment should be done by bank transfer.
The cost of airfreight and payment information are also mentioned in the quotation.

Best regards,
Thomas Faisal



件名:Re: Sample Order for No. 5451234

鈴木様

当社商品にご興味をもって頂き嬉しく思います。
ご要望の通り、サンプル品の提供は可能です。
– 商品番号 5451234 3個
– 商品番号 5451260 5個

サンプル品の価格を添付の通り連絡します。もし同意頂けましたらその旨をお知らせください。
発送手続きをさせて頂きます。DHLにて発送予定です。
支払いは銀行振り込みとなります。
DHL費用と支払詳細は添付の書面に記しております。

トーマス・ファイサル

覚えておきたいフレーズ(サンプル発注)

御社商品に興味があります
We are interested in your product(s)

注文する
place an order.
※レストランの注文と表現を区別

下記の商品
the following products
※ following の使い方

それぞれ記している(数量で)
respective (quantities)

納期
when they are ready for shipping
approximate delivery date

(サンプルが)有償
if any payment will be necessary (on samples)
charged (samples)
Are those samples charged?
サンプルは有償となりますか?

無償
free of charge
Are those samples free of charge?
サンプルは無償ですか?

ご要望の通り
as requested

発送手配をする
arrange the shipment

KOJI’s Remarks

◆ ~さん付けで返信がある場合(Dear Mr. Suzuki-san など)
初めて連絡した海外の企業から「~さん付け」でメール返信がきたら、その企業は既に日本企業とやり取りをした経験がある場合が多いです。
日本企業からの要求は、諸外国のそれに比べ格段に「細かい(=うるさい)」と言われています。
そのため「~さん付け」で返信が来た場合は、その企業は「日本企業の品質要求に慣れている(応えられそう)」と判断できそうです(第一関門突破!)。
※あくまで僕の経験からの基準です(責任は負いかねます!笑)

◆納期に関する注意!(まぢ?「納期=当社到着日」でないの?)
海外では取引条件が Ex-Works (工場渡し)の場合が多いの「納期=相手企業の出荷日」となります。
原則、先方企業は「出荷したら責任終了」です。相手国内の陸送、エア便、船便の遅延などは相手企業の責任ではありません。
航空便や船便の手配会社との連携が必要となるため、ここも注意が必要ですね。

◆エア手配の場合、あらかじめ自社アカウントを教えておく
DHL, FedEx とか事業者名を伝えてくることが多いですよね。
事前に自社がもっているDHLアカウントNo.を伝えておくと手配がスムーズですよ。
コーポレート割引が適用されるかもしれませんしね。